Анализ практики проведения деловых совещаний.

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность работы. Непрерывный поиск продуктивных компромиссов между интересами субъектов делового взаимодействия является важнейшей особенностью любого процесса управления. В связи с этим, в современном мире все больше внимания уделяют развитию культуре, в том числе, психологической, с целью реализации компетентного делового общения между всеми субъектами взаимодействия. Такого рода общение и взаимодействие обеспечивается путём проведения деловых совещаний.
Современные исследования показывают, что от 50 до 90% времени руководитель организации или предприятия тратит на обмен информацией между субъектами взаимодействия. Это происходит в процессе встреч, собраний, планёрок, совещаний и др. очевидно, что такого рода процессы являются жизненной необходимостью. Именно информация в настоящее время является важнейшим стратегическим ресурсом, который обеспечивает технологическое, техническое, социально-экономическое развитие любой организации. Правильное владение необходимой и полезной информацией означает владение менеджером реальной управленческой властью.
Деловые совещания являются одной из наиболее важных и продуктивных форм управленческой деятельности. В процессе делового совещания обеспечивается обмен актуальной информацией между руководителем и подчинёнными. Очевидно, что от способности менеджера правильно и убедительно доносить актуальную информацию будет зависеть степень его профессиональной компетентности.
Организации, развивающие и поддерживающие свою корпоративную и деловую культуру взаимодействия, в том числе, в ходе проведения деловых совещаний, быстрее других добиваются успеха и профессионального роста в условиях рыночной экономики.
Любое продуктивное корпоративное общение - это многогранный и многомерный процесс. Проблемой продуктивного общения и взаимодействия учёные и исследователи занимались всегда. Такого рода процессы изучают социология, лингвистика, социальная психология и др. Эта тема связана с именами учёных и исследователей А.А. Бодалева, Л.П. Буевой, А.С. Золотняковой, М.С. Каган и др.
Цель работы: теоретически обосновать и выявить необходимость анализа практики проведения деловых совещаний.
Объект исследования: процесс анализа практики проведения деловых совещаний.
Предмет исследования: средства и способы, применяемые в процессе практики проведения деловых совещаний.
Задачи:
1. Изучить сущность и классификация деловых совещаний.
2. Рассмотреть особенности и организация проведения деловых совещаний.
3. Провести анализ проведения деловых совещаний (на примере структурного подразделения ПАО «Газпром»).
4. Предложить рекомендации по проведению деловых совещаний.
Методы исследования: теоретические и практические, анализ, классификация, анкетирование, наблюдение, беседа.
Структура работы: введение, две главы, четыре параграфа, заключение, список использованной литературы.  
РАЗДЕЛ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОЦЕССА ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ

1.1. Сущность и классификация деловых совещаний

В современных социально-экономических условиях необходимо обеспечивать качество любого организационного процесса, в том числе, качество управления и качество проведения деловых совещаний. В современном мире, где присутствуют деловые и продуктивные коммуникации с другими людьми, быстрый темп жизни, владение навыками эффективного общения и убеждения является большим преимуществом. Особенно важно это для руководящих работников, поскольку деловое продуктивное общение способствует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами по работе, руководителями и подчиненными, партнерами, соперниками и конкурентами [14].
Любые возникающие барьеры в общении тормозят все продуктивные процессы. Несмотря на то, что процесс общения между субъектами происходит постоянно, отсутствие навыков делового общения иногда ставит в затруднительное положение даже профессионалов своего дела. Искусство общения, знание психологических особенностей и применение психологических методов крайне необходимы специалистам, работа которых предполагает постоянные контакты типа «человек – человек».
Для руководителя, способность и умение выстраивать отношения с людьми, находить подход к ним, расположить их к себе является неотъемлемым аспектом его профессиональной управленческой деятельности. Психологическая культура делового общения субъектов взаимодействия и её непрерывное развитие имеют чрезвычайно большое значение в условиях современных коммуникаций.
Деловые встречи и совещания являются одной из важнейших форм управленческой деятельности. Современное деловое совещание является неотъемлемой частью менеджмента. В процессе делового совещания происходит коллективный обмен информацией, что является динамичным и гибким организационным процессом. Такого рода процессы позволяют успешно реагировать на условия любого рынка и изменять внешнюю и внутреннюю среду организации, особенно в тех случаях, когда принимаются наиболее эффективные и рациональные решения.
Однако, как показывает практика, далеко не всегда деловые совещания приносят должный эффект. Это может происходить по той причине, что не каждый менеджер хорошо себе представляет, что такое продуктивная технология организации и проведения деловых совещаний.
Под деловым совещанием понимают форму организованного и целенаправленного взаимодействия группы заинтересованных лиц посредством обмена мнениями для выработки и принятия решения. Благодаря деловым совещаниям происходит поддержка политики компании и необходимость её доведения до каждого из сотрудников. В зависимости от масштаба компании или предприятия менеджеру важно интегрировать действия всех служб и структурных подразделений, в соответствии со стратегической целью организации [6].
В процессе деловых совещаний руководитель определяет новые задачи и оценивает эффективность уже реализованных целей. При этом важно решить все возникающие вопросы, которые интересуют каждого из участников взаимодействия. В процессе делового совещания сотрудники структурных подразделений обмениваются собственными мнениями и делятся руководством организации своими личными идеями. Если такого рода процессы организуются продуктивно и целесообразно, все поставленные руководством задачи решаются успешно и своевременно.
В процессе коммуникации между сотрудниками организации возникает возможность комплексно увидеть ситуацию в компании, её слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.
Сущность деловых совещаний сводится к обеспечению важных сообщений, обеспечению свободных дискуссий и выработке общих решений на основе учёта различных мнений. Можно отметить, что деловое совещание – это обсуждение актуальных вопросов организации, фирмы и др., проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом. Для каждого субъекта организации необходима оценка непрерывно изменяющихся производственных ситуаций и состояние текущих дел. Как и любой другой вид производственной деятельности, подготовка и проведение делового совещания требует заданного алгоритма и проведения, следовательно, тщательной подготовки к его проведению. На рисунке 1 представлена классификация деловых совещаний.
Классификацию деловых совещаний можно рассматривать следующим образом. Она может быть рассмотрена:
-по назначению;
-по периодичности (частоте) проведения;
-по количеству участников;
-по степени стабильности состава участников совещания;
-по принадлежности.
Совещания по назначению могут быть вырабатывающими и принимающими решения. Также они могут быть разъясняющими и уточняющими задачи по реализации ранее принятых решений. На таких совещаниях можно подводить итоги и давать оценку принятым ранее решениям [13].
По периодичносте или частоте проведения совещания могут быть регулярными, разовыми и периодическими. Деловое совещание может подразумевать узкий состав участников, который может предусматривать состав до 5 человек, расширенный – предусматривающий участе до 20 человек и представительные, где могут присутствовать участники свыше 20 человек. Состав участников совещания может быть фиксированным, с участием приглашённых субъектов по списку, составляемому для каждого отдельного совещания, или комбинированные совещания.
По принадлежности совещания могут быть административными, структурными, научно-техническими, объединёнными и др.

Рисунок 1.1 - Классификация деловых совещаний.

Под качеством управления или управленческого решения понимают совокупность заданных характеристик, которые делают управленческий процесс способным выполнить свою роль в процессе управления. К такого рода характеристикам относят:
-научную обоснованность;
-непротиворечивость;
-актуальность решения и своевременность;
-компетентность и законность действий руководителя;
-ясность и понятность действий для исполнителей и др.
Взаимоотношения людей в процессе взаимодействия всегда вызывали особый интерес и внимание со стороны философов, психологов, социологов и других специалистов. Этим процессам каждый человек посвящает